DATENSCHUTZERKLÄRUNG
ProximA-i LegalTech SA («ProximA-i», «wir») entwickelt und betreibt SovIA, einen juristischen und analytischen KI-Assistenten, der auf ihrer eigenen Infrastruktur in der Schweiz läuft.
Diese Erklärung beschreibt, wie wir Personendaten für eigene Zwecke bearbeiten: Konto- und Zugangsverwaltung, Vertragsverhältnis und Rechnungsstellung, Support, Website und Rekrutierung. Sie richtet sich an unsere Kunden und deren Mitarbeitende, an unsere Interessenten und Geschäftspartner, an die Besucherinnen und Besucher unserer Website sowie an Stellenbewerberinnen und Stellenbewerber (nachfolgend «betroffene Personen»).
Sie wurde gemäss dem Bundesgesetz über den Datenschutz vom 25. September 2020 (DSG; SR 235.1) und der dazugehörigen Verordnung (DSV; SR 235.11) erstellt.
1. Was diese Erklärung nicht abdeckt
Die in SovIA übermittelten Inhalte — Chats, hochgeladene Dokumente und Sprachaufnahmen unserer Kunden und ihrer Benutzer — fallen nicht unter diese Erklärung.
Für diese Daten handeln wir nicht für eigene Zwecke: Wir bearbeiten sie ausschliesslich auf Weisung unseres Kunden, der allein über deren Zweck entscheidet. Unser Kunde ist der Verantwortliche (Art. 5 Bst. j DSG), und wir sind sein Auftragsbearbeiter (Art. 5 Bst. k DSG). Dieses Verhältnis wird durch einen separaten Vertrag geregelt, die Vereinbarung über die Auftragsbearbeitung («DPA»), die mit jedem Kunden abgeschlossen und auf unserer Website veröffentlicht wird. Diese Daten werden ausschliesslich in der Schweiz auf unserer eigenen Infrastruktur bearbeitet, ohne dass ein Drittanbieter sie bearbeitet oder Zugang zu ihnen hat, vorbehältlich der Internetsuchen, die SovIA durchführen kann, um die Antworten zu ergänzen: Diese übermitteln nur Suchbegriffe an öffentliche Suchmaschinen, über einen Zwischenserver, der ihnen nicht offenlegt, wer die Suche durchführt, und unsere Kunden können deren Deaktivierung beantragen (Art. 4 Abs. 2 DPA).
Praktische Folge für Personen, deren Daten in einem Dossier oder Dokument enthalten sind, das einer unserer Kunden SovIA übermittelt hat — ein Mandant, eine Gegenpartei, eine Zeugin oder ein Zeuge, eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter: Diese Personen machen ihre Rechte bei diesem Kunden geltend, nicht bei uns. Jedes Begehren, das direkt an uns gerichtet wird, leiten wir an ihn weiter, ohne es zu beantworten.
2. Verantwortlicher
Für die nachfolgend beschriebenen Bearbeitungen ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 5 Bst. j DSG:
ProximA-i LegalTech SA, Rue Centrale 6, 3960 Sierre, Schweiz — CHE-232.823.797 — info@proxima-i.ch.
3. Daten, die wir bearbeiten
Identifikations- und Kontaktdaten: Name, Vorname, Tätigkeit, Firma, Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
Kontodaten: Benutzerkennung, Mittel der Zwei-Faktor-Authentifizierung, Konfigurationseinstellungen, Datum der Erstellung und der letzten Anmeldung.
Vertrags- und Rechnungsdaten: Vertrag, Korrespondenz, Zahlungsangaben, MWST-Nummer, Verlauf der Rechnungen und Zahlungen.
Supportdaten: Inhalt der Anfragen (E-Mails, Tickets) und deren weitere Behandlung.
Technische Daten und Sicherheitsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel, Zugriffs- und Auditprotokolle, in Verarbeitungseinheiten (Tokens) gemessene Nutzungsvolumen.
Bewerbungsdaten: Bewerbungsdossier und Angaben zum beruflichen Werdegang.
Wir bearbeiten nur die Daten, die uns die betroffenen Personen übermitteln, die Daten, die bei der Nutzung des Dienstes durch unsere Kunden technisch anfallen, und die Daten, die wir von Dritten erhalten, wenn dies für die Zahlung, das Inkasso oder die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht erforderlich ist. Wir kaufen keine Personendaten und erheben keine Daten von Datenhändlern.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir bearbeiten diese Daten für die folgenden Zwecke, gestützt auf die Erfüllung der mit unseren Kunden abgeschlossenen Verträge, die Einhaltung unserer gesetzlichen Pflichten, ein überwiegendes privates Interesse im Sinne von Art. 31 DSG oder, wenn wir darum ersuchen, die Einwilligung der betroffenen Person.
Erbringung des Dienstes: Konten erstellen und verwalten, Benutzer authentifizieren, den technischen Betrieb von SovIA sicherstellen.
Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung: den Vertrag abschliessen und erfüllen, Rechnungen erstellen, Zahlungen einziehen, Forderungen eintreiben.
Support und Unterstützung: Anfragen behandeln, Vorfälle dokumentieren, die Qualität des Dienstes verbessern.
Sicherheit: unbefugte Zugriffe, Betrug und missbräuchliche Nutzung erkennen und verhindern sowie Zugriffe nachverfolgen.
Dienstbezogene Mitteilungen: die Kunden über Wartungsarbeiten, Weiterentwicklungen und Vertragsänderungen informieren.
Akquisition und Information: unseren Kunden und Interessenten Einladungen und Informationen über unsere Tätigkeiten zukommen lassen. Jeder Kunde und jeder Interessent kann dem jederzeit kostenlos mit einer einfachen Nachricht oder über den Abmeldelink widersprechen.
Rekrutierung: Bewerbungen künftiger Mitarbeitender beurteilen. Führt die Bewerbung nicht zum Erfolg, wird das Dossier innert drei Monaten gelöscht.
Einhaltung unserer gesetzlichen Pflichten: Buchführung, Archivierung, Beantwortung gültiger behördlicher Herausgabeaufforderungen.
5. Cookies
Unsere Präsentations-Websites verwenden keine Cookies zur Reichweitenmessung, zu Werbezwecken oder zum Tracking.
Die Anwendung SovIA setzt ein ausschliesslich technisches Sitzungscookie, das erforderlich ist, um die authentifizierte Sitzung nach der Anmeldung aufrechtzuerhalten. Es ermöglicht keine Nachverfolgung des Surfverhaltens und verfällt beim Schliessen der Sitzung oder bei deren Ablauf.
Sollten wir eines Tages Cookies einführen, die für den Betrieb des Dienstes nicht erforderlich sind, würden wir dies nur mit der vorgängigen Einwilligung der betroffenen Personen tun, die über eine eigens dafür vorgesehene Funktion eingeholt wird.
6. Standort der Bearbeitung
SovIA. Die Inhalte, die unsere Kunden in SovIA übermitteln, werden ausschliesslich in der Schweiz auf der Infrastruktur von ProximA-i bearbeitet, ohne dass ein Drittanbieter sie bearbeitet oder Zugang zu ihnen hat, vorbehältlich der in Abschnitt 1 beschriebenen Internetsuchen. Die Kontodaten und die technischen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von SovIA werden ebenfalls in der Schweiz auf derselben Infrastruktur bearbeitet.
7. Bekanntgabe an Dritte
Wir verkaufen keine Personendaten und geben keine zu Werbezwecken weiter.
Eine Bekanntgabe erfolgt nur in den folgenden Fällen: an unsere Berater, die dem Berufsgeheimnis unterstehen (Revisionsstelle, Anwältinnen und Anwälte, Treuhandbüro), soweit unbedingt erforderlich; an unsere Zahlungs- und Inkassodienstleister, nur für die zum Zahlungseinzug erforderlichen Daten; an eine Behörde, wenn uns eine gültige gesetzliche Pflicht dazu verpflichtet.
Jede Bekanntgabe erfolgt unter Einhaltung der Art. 30 und 31 DSG und, für das Ausland, der Art. 16 und 17 DSG.
Betrifft eine behördliche Herausgabeaufforderung Daten, die dem Berufsgeheimnis unserer Kunden unterstehen, so wenden wir das im DPA vorgesehene Verfahren an: unverzügliche Information des Kunden, sofern nicht gesetzlich untersagt, auch über die Möglichkeit, die Siegelung zu verlangen (Art. 248 Abs. 1 und 2 StPO); Geltendmachung der geschützten Geheimnisse; Befolgung des Entscheids des Kunden und, sofern bis zum Ablauf der dreitägigen Frist, über die wir als Inhaberin verfügen, keine Weisung des Kunden vorliegt, Siegelungsbegehren durch uns; keine Herausgabe aus eigenem Antrieb.
8. Aufbewahrungsdauer
Wir bewahren die Daten so lange auf, wie es der verfolgte Zweck erfordert, und löschen sie anschliessend, vorbehältlich der gesetzlichen Fristen.
Kontodaten: während der Vertragsdauer; danach werden sie nach Ablauf des auf das Vertragsende folgenden Exportfensters von 30 Tagen gelöscht.
Vertragsdaten und Buchungsbelege: zehn Jahre ab Ablauf des betreffenden Geschäftsjahres (Art. 958f OR).
Supportdaten: bis zur Erledigung der Anfrage, danach 24 Monate zum Zweck der Nachvollziehbarkeit.
Zugriffs- und Auditprotokolle: mindestens zwölf Monate, die Mindestdauer nach Art. 4 Abs. 5 DSV.
Bewerbungsdossiers: drei Monate nach Abschluss des Verfahrens.
Akquisitionsdaten: solange das Interesse besteht. Bei einem Widerspruch stellen wir die Bearbeitung ein und bewahren nur die Kontaktangaben auf, die erforderlich sind, um diesen Widerspruch dauerhaft zu beachten.
9. Sicherheit
Wir treffen die geeigneten technischen und organisatorischen Massnahmen, die Art. 8 DSG und Art. 1–3 DSV verlangen, um die Vertraulichkeit, die Verfügbarkeit, die Integrität und die Nachvollziehbarkeit der Daten zu gewährleisten.
Diese Massnahmen umfassen namentlich die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand, die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die Kontrolle des logischen und physischen Zugangs, die Überwachung der Infrastruktur und die Erkennung von Anomalien, regelmässige Backups und die Sicherheitsaktualisierung der Systeme. Sie werden regelmässig neu beurteilt und an die Entwicklung der Risiken und an den Stand der Technik angepasst.
Kein IT-System kann jedoch als völlig risikofrei gelten.
10. Automatisierte Einzelentscheidung
SovIA erstellt Analysen, Übersetzungen, Transkriptionen und Formulierungsvorschläge, die eine Fachperson unterstützen sollen. Diese Inhalte stellen weder eine Rechtsberatung noch eine Entscheidung dar: Sie müssen von einer Fachperson, welche die Verantwortung dafür übernimmt, überprüft und übernommen werden.
Wir treffen keine Entscheidung, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruht und die für die betroffenen Personen mit einer Rechtsfolge verbunden ist oder sie erheblich beeinträchtigt (Art. 21 DSG).
11. Rechte der betroffenen Personen
Im Rahmen des anwendbaren Rechts kann jede Person, deren Daten wir bearbeiten:
- Auskunft über ihre Personendaten und über die Informationen zu deren Bearbeitung verlangen (Art. 25 DSG);
- unrichtige Daten berichtigen lassen (Art. 32 Abs. 1 DSG);
- die Herausgabe oder Übertragung der Daten, die sie uns bekanntgegeben hat, in einem gängigen elektronischen Format verlangen (Art. 28 DSG);
- einer Bearbeitung widersprechen, insbesondere einer Bearbeitung zu Akquisitionszwecken;
- die Löschung oder Vernichtung ihrer Daten sowie das Verbot einer bestimmten Bearbeitung oder Bekanntgabe verlangen (Art. 32 Abs. 2 DSG).
Wir können veranlasst sein, ein Begehren in den gesetzlich vorgesehenen Fällen zu verweigern, einzuschränken oder aufzuschieben, namentlich wenn ein Berufsgeheimnis oder überwiegende Interessen Dritter dies erfordern (Art. 26 und 29 DSG); in diesem Fall teilen wir der betroffenen Person den Grund mit.
Begehren sind an info@proxima-i.ch zu richten. Wir beantworten sie kostenlos, in der Regel innert 30 Tagen — eine Frist, die das Gesetz für das Auskunftsrecht und das Recht auf Datenherausgabe vorsieht (Art. 25 Abs. 6 und 7 sowie Art. 28 Abs. 3 DSG; Art. 18 und 22 DSV) und die wir auf alle Begehren anwenden. Wir können verlangen, dass die Personen, die sich an uns wenden, ihre Identität nachweisen.
Jede betroffene Person kann sich jederzeit an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, wenden.
12. Unternehmensnachfolge
Bei einer Fusion, einer Übernahme oder einer Übertragung von Geschäftstätigkeiten können die Daten an den Erwerber weitergegeben werden, sofern dieser sämtliche Vertraulichkeits- und Datenschutzverpflichtungen übernimmt. Unsere Kunden werden innert 30 Tagen darüber informiert; die in den AGB vorgesehenen Kündigungsrechte stehen ihnen weiterhin offen.
13. Änderungen
Wir können diese Erklärung an die Entwicklung des Rechts, unserer Tätigkeiten oder unserer Systeme anpassen. Die geltende Fassung ist die auf unserer Website veröffentlichte; sie ist massgebend.
Änderungen des DPA und der AGB, die vertraglicher Natur sind, folgen dem in Art. 13 AGB vorgesehenen Verfahren und können nicht durch diese Erklärung vorgenommen werden.
Letzte Aktualisierung: 21. Oktober 2026.