DÉCLARATION DE PROTECTION DES DONNÉES

ProximA-i LegalTech SA (« ProximA-i », « nous ») développe et exploite SovIA, un assistant d’intelligence artificielle juridique et analytique fonctionnant sur sa propre infrastructure en Suisse.

La présente déclaration décrit la manière dont nous traitons les données personnelles pour notre propre compte : gestion des comptes et des accès, relation contractuelle et facturation, support, site internet et recrutement. Elle s’adresse à nos clients et à leurs collaborateurs, à nos prospects et partenaires, aux visiteurs de notre site, ainsi qu’aux candidats à un emploi (ci-après « les personnes concernées »).

Elle est établie conformément à la loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020 (LPD ; RS 235.1) et à son ordonnance (OPDo ; RS 235.11).

1. Ce que la présente déclaration ne couvre pas

Les contenus soumis dans SovIA — conversations, documents téléversés et enregistrements vocaux de nos clients et de leurs utilisateurs — ne relèvent pas de la présente déclaration.

Pour ces données, nous n’agissons pas pour notre propre compte : nous les traitons uniquement sur instruction de notre client, qui en détermine seul la finalité. Notre client est le responsable du traitement (art. 5 let. j LPD) et nous sommes son sous-traitant (art. 5 let. k LPD). Cette relation est régie par un contrat distinct, l’Accord de traitement des données (« DPA »), conclu avec chaque client et publié sur notre site. Ces données sont traitées exclusivement en Suisse, sur notre propre infrastructure, sans qu’aucun prestataire tiers ne les traite ni n’y ait accès, sous réserve des recherches sur Internet que SovIA peut effectuer pour compléter ses réponses : elles ne transmettent que des mots-clés à des moteurs de recherche publics, par un relais qui ne leur révèle pas qui effectue la recherche, et nos clients peuvent les faire désactiver (art. 4 al. 2 DPA).

Conséquence pratique pour les personnes dont les données figurent dans un dossier ou un document soumis à SovIA par l’un de nos clients — un mandant, une partie adverse, un témoin, un collaborateur : leurs droits s’exercent auprès de ce client, et non auprès de nous. Toute demande qui nous serait adressée directement lui sera transmise, sans que nous y répondions sur le fond.

2. Responsable du traitement

Pour les traitements décrits ci-après, le responsable du traitement au sens de l’art. 5 let. j LPD est :

ProximA-i LegalTech SA, Rue Centrale 6, 3960 Sierre, Suisse — CHE-232.823.797 — info@proxima-i.ch.

3. Données que nous traitons

Données d’identification et de contact : nom, prénom, fonction, raison sociale, adresse professionnelle, adresse e-mail, numéro de téléphone.

Données de compte : identifiant, moyen d’authentification à deux facteurs, préférences de configuration, dates de création et de dernière connexion.

Données contractuelles et de facturation : contrat, correspondance, coordonnées de paiement, numéro de TVA, historique des factures et des paiements.

Données de support : contenu des demandes (e-mails, tickets) et suites qui leur ont été données.

Données techniques et de sécurité : adresse IP, type de navigateur, horodatages, journaux d’accès et d’audit, volumes d’utilisation mesurés en unités de traitement (Tokens).

Données de candidature : dossier de candidature et informations relatives au parcours professionnel.

Nous ne traitons que les données que les personnes concernées nous transmettent, celles que l’utilisation du service par nos clients génère techniquement, et celles qui nous parviennent de tiers lorsque cela est nécessaire au paiement, au recouvrement ou au respect d’une obligation légale. Nous n’achetons pas de données personnelles et n’en collectons pas auprès de courtiers.

4. Finalités et bases légales

Nous traitons ces données pour les finalités suivantes, sur la base de l’exécution des contrats conclus avec nos clients, du respect de nos obligations légales, d’un intérêt privé prépondérant au sens de l’art. 31 LPD ou, lorsque nous le demandons, du consentement de la personne concernée.

Fourniture du service : créer et gérer les comptes, authentifier les utilisateurs, assurer le fonctionnement technique de SovIA.

Gestion contractuelle et facturation : conclure et exécuter le contrat, établir les factures, encaisser, recouvrer.

Support et assistance : traiter les demandes, documenter les incidents, améliorer la qualité du service.

Sécurité : détecter et prévenir les accès non autorisés, les fraudes et les usages abusifs, tracer les accès.

Communications liées au service : informer les clients des maintenances, des évolutions et des modifications contractuelles.

Prospection et information : adresser à nos clients et prospects des invitations et des informations sur nos activités. Chaque client ou prospect peut s’y opposer à tout moment, sans frais, par simple message ou via le lien de désinscription.

Recrutement : évaluer les candidatures de futurs collaborateurs. Si la candidature n’aboutit pas, le dossier est supprimé dans les trois mois.

Respect de nos obligations légales : comptabilité, archivage, réponse aux réquisitions valables des autorités.

5. Cookies

Nos sites de présentation n’utilisent aucun cookie de mesure d’audience, de publicité ou de suivi.

L’application SovIA dépose un cookie de session strictement technique, nécessaire pour maintenir la session authentifiée après connexion. Il ne permet aucun suivi de navigation et expire à la fermeture de la session ou à son échéance.

Si nous devions un jour introduire des cookies non nécessaires au fonctionnement du service, nous ne le ferions qu’avec le consentement préalable des personnes concernées, recueilli par un dispositif dédié.

6. Localisation des traitements

SovIA. Les contenus que nos clients soumettent dans SovIA sont traités exclusivement en Suisse, sur l’infrastructure de ProximA-i, sans qu’aucun prestataire tiers ne les traite ni n’y ait accès, sous réserve des recherches sur Internet décrites à la section 1. Les données de compte et les données techniques liées à l’utilisation de SovIA sont, elles aussi, traitées en Suisse, sur cette même infrastructure.

7. Transmission à des tiers

Nous ne vendons pas de données personnelles et n’en transmettons pas à des fins publicitaires.

Une transmission n’intervient que dans les cas suivants : à nos conseillers soumis au secret professionnel (organe de révision, avocats, fiduciaire), dans la stricte mesure du nécessaire ; à nos prestataires de paiement et de recouvrement, pour les seules données nécessaires à l’encaissement ; à une autorité, lorsqu’une obligation légale valable nous y contraint.

Toute transmission respecte les art. 30 et 31 LPD et, pour l’étranger, les art. 16 et 17 LPD.

Lorsque des données couvertes par le secret professionnel de nos clients sont visées par une réquisition d’autorité, nous appliquons la procédure prévue par le DPA : information immédiate du client, sauf interdiction légale, y compris sur la possibilité de demander la mise sous scellés (art. 248 al. 1 et 2 CPP) ; invocation des secrets protégés ; respect de la décision du client et, à défaut d’instruction de sa part avant l’expiration du délai de trois jours dont nous disposons en qualité de détenteur, demande de mise sous scellés par nos soins ; aucune remise spontanée.

8. Durée de conservation

Nous conservons les données aussi longtemps que la finalité poursuivie l’exige, puis les supprimons, sous réserve des délais légaux.

Données de compte : pendant la durée du contrat, puis supprimées à l’issue de la fenêtre d’export de 30 jours qui suit sa fin.

Données contractuelles et pièces comptables : dix ans dès la fin de l’exercice concerné (art. 958f CO).

Données de support : jusqu’à la résolution de la demande, puis 24 mois à des fins de traçabilité.

Journaux d’accès et d’audit : au moins douze mois, durée minimale prévue par l’art. 4 al. 5 OPDo.

Dossiers de candidature : trois mois après la clôture du processus.

Données de prospection : tant que l’intérêt subsiste. En cas d’opposition, nous cessons le traitement et ne conservons que les coordonnées nécessaires pour respecter durablement cette opposition.

9. Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées exigées par l’art. 8 LPD et les art. 1 à 3 OPDo, afin d’assurer la confidentialité, la disponibilité, l’intégrité et la traçabilité des données.

Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des données en transit et au repos, l’authentification à deux facteurs, le contrôle des accès logiques et physiques, la surveillance de l’infrastructure et la détection des anomalies, des sauvegardes régulières et la mise à jour de sécurité des systèmes. Elles sont réévaluées régulièrement et adaptées à l’évolution des risques et de l’état de la technique.

Aucun système informatique ne peut toutefois être tenu pour exempt de tout risque.

10. Décision individuelle automatisée

SovIA produit des analyses, des traductions, des transcriptions et des propositions de rédaction destinées à assister un professionnel. Ces contenus ne constituent ni un conseil juridique ni une décision : ils doivent être vérifiés et repris par un professionnel qui en assume la responsabilité.

Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant les personnes concernées de manière significative qui serait fondée exclusivement sur un traitement automatisé (art. 21 LPD).

11. Droits des personnes concernées

Dans les limites du droit applicable, chaque personne dont nous traitons les données peut :

• obtenir l’accès à ses données personnelles et aux informations sur leur traitement (art. 25 LPD) ;
• faire rectifier des données inexactes (art. 32 al. 1 LPD) ;
• obtenir la remise ou la transmission des données qu’elle nous a communiquées, dans un format électronique couramment utilisé (art. 28 LPD) ;
• s’opposer à un traitement, en particulier à la prospection ;
• demander l’effacement ou la destruction de ses données, ainsi que l’interdiction d’un traitement ou d’une communication déterminés (art. 32 al. 2 LPD).

Nous pouvons être amenés à refuser, restreindre ou différer une demande dans les cas prévus par la loi, notamment lorsqu’un secret professionnel ou les intérêts prépondérants d’un tiers l’exigent (art. 26 et 29 LPD) ; nous en indiquons alors le motif à la personne concernée.

Les demandes doivent être adressées à info@proxima-i.ch. Nous y répondons gratuitement, en règle générale dans les 30 jours — délai que la loi prévoit pour le droit d’accès et le droit à la remise des données (art. 25 al. 6 et 7 et art. 28 al. 3 LPD ; art. 18 et 22 OPDo), et que nous appliquons à toutes les demandes. Nous pouvons demander de justifier l’identité des personnes qui nous contactent.

Toute personne concernée peut en tout temps saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne.

12. Succession d’entreprise

En cas de fusion, d’acquisition ou de transfert d’activité, les données peuvent être transmises au repreneur, à la condition qu’il reprenne l’ensemble des engagements de confidentialité et de protection des données. Nos clients en sont informés dans les 30 jours ; les droits de résiliation prévus par les CGV leur restent ouverts.

13. Modifications

Nous pouvons adapter la présente déclaration à l’évolution du droit, de nos activités ou de nos systèmes. La version en vigueur est celle publiée sur notre site internet, qui fait foi.

Les modifications du DPA et des CGV, qui sont contractuelles, suivent la procédure prévue à l’art. 13 CGV et ne peuvent pas être opérées par la présente déclaration.

Dernière mise à jour : 21 octobre 2026.